¿Errores en el Manejo Operativo de los Software Contables?

Aunque pareciera que este evento no fuese necesario analizarlo, existe actualmente información contable cuyos saldos detallados presenta inconsistencias. Si bien esto no afecta directamente las exigencias de las NIIF (IFRS), pues ellas se concentran en los Estados Financieros, a nivel de control del detalle de la información y la calidad de ésta se hace necesario solucionar errores de procedimiento.

Muchas empresas ni siquiera han implementado el control de su propiedad, planta y equipo la cual se ha manejado en forma global, lo cual implica reconstruir información, o como se ha observado en algunas implementaciones, tratar en muchos casos de asignar cifras porque la información es casi imposible de encontrar debido a cambios de software e implementaciones anteriores en sistemas contables distintos.

En ocasiones debido al frecuente cambio de personal, desconocimiento de herramientas con las que cuenta cada programa, malas prácticas en el manejo de la información, falta de conocimiento del programa utilizado, reprocesos continuos de saldos, en fin, una serie de actividades operativas que hacen de la información un total laberinto.

Adicionalmente, el proyecto NIIF (IFRS) requiere e implica examinar constructivamente todos los procesos de la empresa y establecer mediante ellos la identificación de los momentos en los cuales es necesario reconocer (registrar) un evento económico.

Voy a tratar de explicar algunas de las situaciones más frecuentes encontradas, pues en ellas puede no solo haber problemas operativos sino también errores que requieran corrección y afecten los saldos contables.

Empresas que utilizan distintos aplicativos con fines diferentes (puntos de venta, cartera financiera, producción, etc.,) los cuales no se encuentran integrados y a los cuales no es posible realizar conciliación de cifras.

En algunos casos ha habido la necesidad de reimplementar el software contable debido a profundos errores en la parametrización del mismo. Por ello, consideramos que se evalúe el manejo operativo de la contabilidad, para lo cual me enfocaré en los casos más frecuentes:

Errores en Cruce de Documentos por Cobrar y por Pagar

En muchos de los programas contables se utilizan herramientas de cruce de documentos para poder controlar cada partida, cada factura, cada rubro. Los errores más frecuentes son:

  • Un mismo tercero con saldos positivos y negativos
  • Utilización de terceros errados para el cruce de documentos
  • Manejo de cuentas contables distintas, es decir, el saldo positivo en una cuenta y el negativo en otra
  • El mismo tercero con documentos cruce diferentes

Lo anterior solo denota la mala utilización de las herramientas tecnológicas y en algunos casos la flexibilidad de los aplicativos que inducen a errores, por cuanto se permite la utilización libre de cuentas, terceros, etc, sumada a la modificación continua de documentos.

Items de Inventario con Saldos Negativos en Valores y Unidades

El manejo del Inventario siempre será uno de los grandes dolores de cabeza en las empresas. En algunas ocasiones son suscitadas por eventos autorizados por personas que desconocen las implicaciones de elaborar un determinado documento contable. Por ejemplo:

  • Realizar Entradas y/o Salidas de Inventario en Unidades sin Valores o Valorizadas pero sin unidades
  • Ajustar Saldos de Inventarios Solo en Unidades
  • Ajustar Saldos de Inventarios Solo en Valores
  • Permitir la Venta de Unidades en “Rojo”, es decir, sin haber existencias
  • Items de inventarios que ya no están activos pero por error se han utilizado
  • Items genéricos que guardan información de varios productos y manejados globalmente (no se puede establecer información particular de un producto específico, sin embargo, contienen valores)

Al igual que el punto anterior, esta situación denota toda una serie de “vicios” o “costumbres” que inician como una excepción y se vuelven regla general.

Algunos de estos eventos se originan por rotación del personal, personal no calificado pero especialmente por no tener en cuenta las implicaciones de las labores de una persona en las demás áreas de la entidad.

Algunos de los detonantes de estas labores se originan por:

  • Borrado de documentos
  • Modificación de documentos, en especial de periodos anteriores
  • Mantener periodos abiertos sin bloquearse
  • Reconstrucción y/o Recálculo de Saldos
  • Contabilidades atrasadas que se desatrasan en el menor tiempo posible

Mejoramiento de Parámetros del Sistema

Muchos de los programas permiten grandes flexibilidades en el manejo de los documentos, perfiles de usuarios, etc., que por falta de aplicación de políticas administrativas del software ocasionan la fácil manipulación de los documentos y originan problemas hacia el futuro.

Se recomienda utilizar las herramientas de control que permite cada aplicativo en pro de prevenir errores.

De igual manera, se debe analizar la estabilidad del aplicativo contable (ERP), de tal manera que se pueda partir de la certeza razonable que su funcionamiento es adecuado y que los sucesos anteriormente descritos no sean originados por el mismo programa o incluso por los sistemas de comunicación (redes, router, la capacidad del servidor, base de datos, y demás para atender los servicios de almacenamiento y transferencia de información)

¿Por qué se Debe Realizar una Reingeniería de Procesos?

Me gustaría recordar un aparte de un documento que elaboré hace ya unos dos (2) años pero considero debe volverse a releer en beneficio de las labores que se realizan en la áreas contables y que originan largas jornadas dedicadas a corregir errores de otras áreas. (Habitualmente antes de preparar Declaración de Renta, de Iva, Retenciones, Información Exógena y por supuesto Estados Financieros)

La reingeniería de procesos pretende lograr mejoras en el desempeño organizacional tanto en costos como en calidad, servicio y rapidez, incrementando la gestión operativa propuesta por las estrategias y políticas de una entidad. Mediante la reingeniería se establecen nuevas secuencias e interacciones entre los procesos con el fin de elevar la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad.

Al reconfigurar cada proceso nos hacemos preguntas tales como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos?, obligándonos a evaluar los fundamentos de los procesos de trabajo buscando llegar al origen de las problemáticas y como procesar (solucionar) sus posibles efectos.

Ente los muchos beneficios que podemos encontrar tenemos los siguientes:

  • Establecer indicadores de gestión para los procesos
  • Simplificar y estandarizar los flujos de operación
  • Controlar las interfaces entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso
  • Eliminar actividades sin valor agregado
  • Mejorar los flujos de información
  • Reducir tiempos de operación
  • Definir los requerimientos y resultados de cada operación
  • Identificar el responsable de cada proceso o subproceso
  • Definir una estructura tecnológica que se ajuste a los procesos

En conclusión, la implementación de las NIIF (IFRS) debe ser la excusa para generar valor a las empresas y no únicamente el cumplimiento de una exigencia legal obligatoria

Conferencista Internacional de Estándares Internacionales (NIIF-IFRS) y en Temas Tributarios Contador Público con estudios de Maestría en Docencia Universitaria en la Pontificia Universidad Javeriana de Cali. Certificado por la Organización Internacional ACCA en presentación de Información Financiera Internacional para las PYMES (IFRS for SME) y NIIF Plenas (IFRS Full).

6 comentarios

  • Muchas gracias, por su gestión

    luzmila.triana Responder
  • Este tema lo anunciaba en los años pasados, que cuando intentaran montar NIIF, EL DESGREÑO CONTABLE Y DE SOFTWARE SERÍA UN SERIO OBSTÁCULO. Y ESOS CASOS PULULAN POR TODAS PARTES. LAS NIIF DESNUDAN LA INOPERANCIA, LA LERDITUD, LA NEGLIGENCIA Y LA FALTA DE SUPERVISION DE LOS CONTADORES A CARGO. LA MEDIOCRIDAD PROFESIONAL POR FIN SALE A FLOTE. BENDITAS NIIF !!! AH, Y NO SOLO EN NIIF. ME TRAEN CASOS QUE PRETENDEN QUE ARME LA EXOGENA EN TIEMPO RECORD EN CONTABILIDADES QUE CONTABILIZAN TODO A PUNTA DE COMPROBANTES DE EGRESO O COMO SI TODO FUERA UNA CAJA MENOR. EL DAÑO PROFESIONAL A LA CONTADURÍA DE SACAR CONTADORES POR COCHADAS SIN UNA VERDADERA SOLVENCIA TECNICA ESTÁ HECHO.

    Alejandro Responder
  • Todos esos errores son el pan de cada día en muchas empresas y todo esto como consecuencia de que muchos contadores no ejercen con ética la profesión y no se hace valer nuestro aporte ante los empresarios haciéndolos tomar conciencia de la importancia de que la información financiera debe ser confiable, oportuna y útil para la planeación y toma decisiones que beneficien a los socios, sus empleados y sociedad en general. invito a los colegas a la reflexión y al cambio de actitud frente a los nuevos retos y oportunidades que nos brindan las NIIF.

    jemo Responder
    • Esta es la oportunidad para que los Contadores que realizan su trabajo de manera responsable y ética sobresalgan sobre los que no lo hacen.

      Un Empresario paga cuando recibe lo que el necesita, lo demás busca quien lo haga mas barato porque no le interesa el resultado que le entreguen, únicamente cumplir con un requisito

      Edmundo Alberto Florez Sánchez Responder
  • con respecto a las niff aqui en venezuela en que debo ajustarme, ese tema aqui en mi pais no esta muy claro con respecto a la transcicion usted me puede explicar…..muchas gracias por la atencion y la ayuda prestada…

    Maigualida Sabino Guerrero Responder

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